O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) através da Resolução 228/16 regulamentou a aplicação, no âmbito do Poder Judiciário, da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia, em 5 de outubro de 1961 (Convenção da Apostila).
Ele é o responsável por coordenar e regulamentar a aplicação da Convenção da Apostila da Haia no Brasil, que entrou em vigor em 14 agosto de 2016. O tratado, assinado no segundo semestre de 2015 pelo Brasil, tem o objetivo de agilizar e simplificar a legalização de documentos entre os países signatários, permitindo o reconhecimento mútuo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil.
A Convenção aplica-se aos documentos públicos lavrados em qualquer parte do território nacional, quais sejam:
- Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
- Documentos administrativos;
- Atos notariais;
- Declarações oficiais tais como menções de registo, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.
Ressalta-se que a Convenção não se aplica a : Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares; e documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira.
A apostila é feita por documento e o valor é o mesmo de uma procuração sem valor, conforme determinado pelo CNJ .
O prazo para entrega é de um dia, sendo possível, dependendo da demanda do serviço, a entrega no mesmo dia.
Obs.: Os documentos particulares, Traduções Públicas, Diplomas, Histórico Escolar, devem ser apresentados com assinatura/firma reconhecida e no caso de documentos escolares, condicionados à confirmação de função/cargo e validade do documento junto à instituição de ensino.
As certidões emitidas por Cartórios de Registro Civil e Tabelião de Notas NÃO precisam ter as assinaturas reconhecidas, ressalvado se assim exigido pela autoridade receptora.
É possível ainda a emissão da apostila de haia em formato eletrônico, dispensando assim o papel, tornando totalmente digital o documento e a apostila, contudo, é necessário a verificação quanto a aceitação deste formato de apostila junto ao país solicitante pois nem todos os países aceitam este formato.